Всичко ново е специално!

Вчерашният PR Thursday съвсем предпразнично беше посветен на организирането на специални събития. Официални гости бяха Данаил Славов и Стефка Огнянова от M3 Communications Group. Изпълнени с много добро настроение, те ни разказаха как се подготвя едно специално събитие и ни разкриха тайни и тънкости от работата на един PR специалист.

Първото и най-важно нещо, което не трябва да забравяме при организирането на специално събитие, е, че то се провежда с цел да произведе новина за медиите, да покаже нещо ново и по-различно, да изтъкне едно или друго качество на фирмата/компанията. За да бъде то наистина „специално“, трябва да има оригинална идея, да се обърне подобаващо внимание на гостите, както и да не се пропускат малките детайли, защото те правят голямо впечатление. Акцентът трябва да се постави най-вече върху важния момент – това, заради което сме се събрали.

При организирането на самото събитие трябва да преминем през няколко етапа и да си отговорим на важни и съществени въпроси, за да бъде успешна нашата работа. Първо – какво искаме да кажем, на кого, с каква цел и защо? След това нашата идея се споделя и съгласува с ръководството (бюджет, изисквания) и се преминава към същинските действия – организацията. Тя включва проверка на място, участници, ефекти и изненади за аудиторията, гости, водещ, оборудване, сценарий, дата, място, покани, план за действие и т.н. Като хора с натрупан опит в сферата на PR, Данаил Славов и Стефка Огнянова ни издадоха и някои тънкости от кухнята на М3 Communications Group. Не трябва да забравяме да предвидим интересни, но скромни подаръци и информация както за медиите, така и за публиката. Всичко това се одобрява от ръководството. Винаги трябва да сме подготвени и за непредвидимото и да имаме резервен план за действие, ако нещата се объркат или тръгнат в нежелана посока.

Следващият етап е самото събитие – трябва да изглеждаме добре, да сме усмихнати, ведри, да сме подготвили нашите помощни материали като визитки например, да сме съобразили облеклото и външния си вид с повода. Преди началото на програмата задължително се проверява изправността на техниката (мултимедия, апаратура, микрофони), осигурява се вода за говорителите и достатъчно места за аудиторията (съобразени донякъде с това колко хора са потвърдили присъствието си).

След като самото събитие е минало, нашата работа все още не е приключила. Ангажимент на PR специалиста е да разпространи информация и подбрани снимки до медиите и заинтересованите лица. Изпратеното съобщение задължително трябва да съдържа в себе си отговора на въпросите: кой и по какъв повод е организирал събитието, кога, къде, защо, какви специални гости или известни лица са присъствали. Хубаво е да бъде подкрепено с цитати, както и с важна информация като цифри, факти, данни, които са много полезни за журналистите. PR изпраща благодарствени писма на официалните гости и ключовите партньори, финализира плащанията и прави архив. След това се анализира удовлетвореността на нашия клиент, както и силните и слабите страни на извършената работа – постигнати цели, пропуснати възможности, коментари от страна на ключови лица. Показателно за нашето специално събитие е медийното отразяване, резултатите, дали то е запомнено и давано за пример. 

При работата с медиите трябва да съобразим нашето събитие (ден, дата, час) с работното време на медиите и техния цикъл за новини. Проучване, проведено сред журналисти, показва, че най-подходящото време за провеждане на пресконференции е между 11 и 12 часа, но ако събитието е на друга тематика, би било подходящо да бъде следобед или вечерта. Златно правило в сферата на PR е да се избягват конфликтни ситуации с журналистите, тъй като тяхната дума винаги е последна и отразяването на нашето събитиe в крайна сметка зависи от тях.

Придържайки се към тези правила, ще оберете плодовете на своя труд!

Автор: Наталия Русенова, М3 College